Fordringshaverinfo

Spørgsmål og svar

Få svar på de oftest stillede spørgsmål.

Klik på et spørgsmål for at folde svaret ud.

Har du andre spørgsmål, du ikke finder svar på her, er du velkommen til at kontakte os.
Du finder kontaktinformationer på kontaktsiden.

Den nye fordringshaverportal er endnu ikke sat i drift. I bliver kontaktet, når vi er klar til at modtage jeres fordringer i den nye portal.

Når vi nærmer os tiden for tilslutningen, bliver I kontaktet direkte. På det tidspunkt vil vi også afklare hvornår, hvor mange og hvilke ressourcer det forventes, at I bidrager med.

Det vil som regel være nødvendigt, at I inddrager personer fra jeres organisation med juridisk og teknisk viden.

Jeres overgang til den nye inddrivelsesløsning kommer for en del fordringshavere til at bestå af en række forretnings- og systemmæssige elementer, der tilsammen skal sikre, at I kommer godt i gang med at oversende fordringer til den nye inddrivelsesløsning.

Sammen med jer gennemgår vi bl.a. jeres fordringstyper og beslutter, hvilke fordringstyper I skal anvende fremadrettet. Ud fra det bliver der udarbejdet en ny fordringshaveraftale sideløbende med, at vi sammen kigger på de systemmæssige krav, der skal være opfyldt for, at I kan blive tilsluttet den nye inddrivelsesløsning.

Formålet med den forretningsmæssige tilslutning er:

  • Kortlægning af korrekt stamdatapraksis
  • Fordringstypesanering til fremtidig anvendelse
  • Opsætning af indgangsfilter og fordringstypematrice
  • Udarbejdelse af fordringshaveraftalen med underbilag
  • Afdækning af, hvilke aktioner og årsagskoder I fremadrettet vil anvende.

Ovenstående dokumenteres i en fordringshaveraftale med bilag, som I skal forholde jer til for at være sikre på, at I overdrager fordringer korrekt til den nye inddrivelsesløsning.

Kortlægning af korrekt stamdatapraksis
For hver fordringstype bliver det aftalt, hvordan stamdatafelter (fx forfaldsdato) skal udfyldes for at leve op til den gældende lovgivning for oversendelse af fordringer til inddrivelse efter tilslutning. Hvis korrekt stamdatapraksis ikke er reguleret af lovgivning, aftales stamdatapraksis med udgangspunkt i ICI’s og jeres behov. På workshops afklares definitionen af fx forfaldsdatoen for den pågældende fordringstype.

Fordringstypesanering
På baggrund af kortlægningen af korrekt stamdatapraksis saneres de nuværende fordringstyper. Det kan medføre, at fordringstyper udgår, opsplittes i flere fordringstyper, eller at beskrivelsen af fordringstypernes indhold ændres, så de omfatter flere eller færre typer af krav. Der vil også blive oprettet nye fordringstyper, hvis der er behov for det. Det bliver dokumenteret i en samlet fordringstypeoversigt og har betydning for, hvilke fordringstyper I fremadrettet skal anvende.

Opsætning af indgangsfilter og fordringstypematrice
Med udgangspunkt i kortlægningen af korrekt stamdatapraksis opsættes for hver fordringstype en række filterregler i en Ny Modtag Fordring komponent (NyMF), der håndterer al systemteknisk kommunikation mellem RIM og jer som fordringshaver. NyMF indeholder et indgangsfilter, der skal sikre, at de oversendte fordringer opfylder de aftalte datakvalitetskrav.

Hver gang en fordring sendes til inddrivelse efter tilslutning, vil filterreglerne regulere, om fordringen enten kan modtages i inddrivelsen, om den sendes tilbage til fordringshaver, eller om den parkeres med henblik på yderligere høring. Hver fordringstype opsættes i fordringstypematricen, der regulerer hvilke inddrivelsesskridt, der kan anvendes.

Fordringshaveraftale med bilag
På baggrund af den samlede forretningsmæssige tilslutning udarbejdes en fordringshaverspecifik fordringshaveraftale, som dokumenterer det kortlagte og regulerer hvilke fordringstyper, I må anvende.

Afdækning af aktioner og årsagskoder
For hver fordringstype afdækkes hvilke aktioner og årsagskoder, I skal anvende efter tilslutningen.

Filteret opsættes på hver enkelt fordringstype, og det skal sikre, at de fordringer, der bliver indsendt, opfylder de betingelser, der bliver aftalt i jeres tilslutningsforløb til den nye inddrivelsesløsning. Fx at en fordring vedr. en parkeringsafgift maks. kan udgøre xxxx kr.

Hvis en fordring ikke består filterets regler, vil fordringen enten blive afvist eller sendt i høring. I vil få besked via fordringshaverportalen i form af nogle elektroniske lister, som skal behandles via portalen eller telefonisk hos en sagsbehandler. Det kan fx være, at I skal give en begrundelse for, hvorfor I vurderer, at fordringen skal bestå filterets regler alligevel.

Det er vigtigt, at I kontakter fordringshaversupport på fordringshaver-ic@gaeldst.dk, før I skifter til ny leverandør. Skiftet kan have betydning for stamdatapraksis på jeres fordringstyper samt for konverteringen af jeres allerede oversendte fordringer.

Hvis I skifter leverandør under eller efter tilslutningsforløbet, vil vi gerne have besked, så vi kan tage højde for det i jeres individuelle forløb.

Det har været nødvendigt at isolere en stor del af de oversendte fordringer, fordi der er blevet inddrevet fordringer, der var forældede.

Alle oversendte fordringer skal igennem en retskraftvurdering, inden de kan inddrives/modregnes. Retskraftvurderingen sker enten maskinelt via et datafilter eller manuelt af en sagsbehandler. Hvis fordringerne ikke består retskraftvurderingen, bliver de ikke inddrevet eller modregnet. Der bliver skelnet mellem, om fordringen er oversendt til modregning eller inddrivelse. Hvis fordringen alene er oversendt til modregning, bliver den ikke manuelt vurderet.

I retskraftvurderingen bliver der både kigget på jeres besvarelser af Kammeradvokatens spørgeskemaundersøgelse, om jeres praksis for oversendelse af fordringer, og på andre fejl ved fordringerne, som ikke har at gøre med spørgeskemaundersøgelsen. Selvom I har svaret korrekt på spørgeskemaundersøgelsen, kan jeres fordringer derfor fortsat være isolerede på grund af andre fejl ved fordringerne. Er der fx fejl i fordringernes stamdata, bliver de isolerede.

En del fordringer er isolerede pga. problemer med fejl i deres stamdata, også selvom de med stor sandsynlighed er retskraftige. Fejl i stamdata kan fx være:

 

  • Forkerte oplysninger i fordringernes stamdatafelter
  • Sammenlagte fordringer
  • Underfordringer der er relaterede til forkerte hovedfordringer
  • At de gældende lovmæssige datakrav for fordringerne ikke bliver overholdt.

Fordringer, I oversender til inddrivelse, skal opfylde nogle krav, der lever op til den gældende lovgivning:

 

  1. Hovedfordringer må ikke indeholde renter og gebyrer.
  2. Renter og lignende ydelser skal kunne knyttes til hovedfordringen, de er beregnet af.
  3. Renter og lignende ydelser må ikke være blevet indberettet som hovedfordringer.
  4. Flere fordringer må ikke være slået sammen og afleveres som én fordring.
  5. Indholdet af et stamdatafelt skal for alle fordringers vedkommende være i overensstemmelse med kravene til datafeltets indhold.

Hvis I bliver kontaktet vedr. retskraftvurdering, har det at gøre med nedlukningen af EFI og de skærpede krav til dokumentation. I bliver kontaktet for at sikre, at den enkelte fordring ikke er forældet eller har fejl i stamdata. De skærpede krav medfører, at alle fordringer skal gennemgås enten maskinelt eller manuelt, og det betyder:

  1. at stamdata vurderes meget nøje.
  2. at alle kendte fejl analyseres. I flere tilfælde kan dette kun ske i samarbejde med fordringshaver.

Hvis der er uoverensstemmelser i stamdata, eller at det relevante inddrivelsesskridt ikke kan anvendes, indleder vi en dialog med jer.

I skal vente med at ændre jeres praksis for overdragelse af fordringer, til vi kontakter jer om oprydningen af de fordringer, I allerede har sendt over. En ændring i stamdata kan påvirke de data, vi indsamler og analyserer til brug for oprydningen og konverteringen af allerede oversendte data.

Når vi går i gang med jeres tilslutningsforløb til den nye inddrivelsesløsning, finder vi i samarbejde med jer de løsninger, der er brug for.

Det er lovgivet, at fordringer på under 100 kr. ikke kan sendes til inddrivelse. Det betyder, at den samlede værdi fremadrettet skal udgøre minimum 100 kr.

En hovedfordring på fx 80 kr. med en tilhørende relateret fordring i form af renter eller gebyrer på 25 kr. vil blive godkendt, hvis de modtages samtidig, da den samlede værdi på 105 kr. er over minimumsgrænsen.

Fordringshaveraftalen specificerer de mere konkrete krav og løsninger aftalt i samarbejde mellem jer og RIM. Den udgør grundlaget for den informationsudveksling, der finder sted, når en fordring oversendes til inddrivelse. Aftalen beskriver den fælles forståelse af retningslinjerne for informationsudvekslingen samt rollefordelingen mellem jer på den ene side og RIM på den anden.

Ud over hovedaftalen er der en række bilag. Bilagene indeholder oplysninger om kontakter, afregningsoplysninger, anvendte årsagskoder ved opskrivning/nedskrivning/tilbagekald, samt et bilag for hver fordringstype I har mulighed for at overdrage til RIM. Det fordringstypespecifikke bilag definerer den stamdatapraksis, der er gældende for den enkelte fordringstype.

Med udgangspunkt i den aftalte stamdatapraksis vil der blive opsat nogle regler, der har til formål at kontrollere, at en fordring, der modtages til inddrivelse, overholder følgende:

1) Den er retskraftig (ikke-forældet hos jer) på tidspunktet for oversendelse til inddrivelse.

2) Den har tilknyttet de nødvendige informationer for, at RIM kan administrere fordringen – fx at en relateret fordring altid skal have et link til den hovedfordring, den er relateret til.

3) Alle stamdata har en logisk intern konsistens og ser ikke ud til at være fejlbehæftede eller anvendt til et forkert formål.

Ovenstående kontrolleres i et indgangsfilter, der implementeres som en central del af NyMF i den nye inddrivelsesløsning.

  • Fordringer, der er i stand til at passere igennem filtret, anses som udgangspunkt for at være retskraftige samt for at være i besiddelse af de nødvendige oplysninger til, at de kan administreres og inddrives på lovlig vis af RIM.
  • Fordringer, der ikke kan passere igennem filtret, fordi de mangler nødvendige oplysninger, vil i princippet kunne blive afvist.
  • Fordringer hvis stamdata ser umiddelbart fejlagtige ud eller som mangler information, der med sikkerhed kan dokumentere, om fordringen er retskraftig ved modtagelsen, forventes ”parkeret” i modtagelsessystemet på en høringsportal, til nærmere undersøgelse i dialog mellem jer og en sagsbehandler.

Når en fordring er sendt til høring, betyder det, at I via fordringshaverportalen enten skal bekræfte, at fordringens stamdata er i overensstemmelse med de faktiske forhold, eller fortryde indsendelsen fordi fordringen er fejlbehæftet.

Hvis I bekræfter, at fordringens stamdata er ok, skal I begrunde det, og fordringen vil blive manuelt behandlet i RIM. En sagsbehandler vil tage stilling til, om fordringen kan oprettes, eller det kræver en tilpasning af indgangsfilteret.

Hvis I fortryder indsendelsen, vil det på et senere tidspunkt være muligt at indsende fordringen med korrekte stamdata.

I kan se filtret som et rammeværk, der skal sikre, at de krav der stilles til stamdata for en hovedfordring eller en relateret fordring er opfyldt, før fordringen kan sendes til aktiv inddrivelse.

 

I skal sammen med jeres systemleverandører finde en fælles System til System løsning for integrationen til den nye inddrivelsesløsning. Hvordan dette samarbejde planlægges, er ICI ikke involveret i. Det er en planlægningsaftale, I skal lave med jeres systemleverandører.

Når systemleverandørerne er klar til en snak om tilslutning, er det aftalt, at de kontakter ICI for en nærmere aftale om en test- og planlægningsworkshop, hvor den overordnede plan for tilslutningen af kommunerne bliver gennemgået og aftalt.

Analyse af udviklingsbehov
I skal selv sammen med jeres systemleverandører foretage en analyse af hvilke ændringer, der skal foretages i jeres system for at kunne leve op til kravene i ICI’s guide til den nye inddrivelsesløsning og for at kunne oversende fordringer med korrekt stamdata jf. fordringshaveraftalen. ICI tager ikke del i analysen, men står til rådighed i forbindelse med spørgsmål og uddybninger samt leverer de nye snitfladebeskrivelser, guide til den nye inddrivelsesløsning og dokumentation fra forretningsonboardingen. Analysen skal ske løbende i takt med, at den nye inddrivelsesløsning udvikles, og der kommer nye input fra forretningsonboardingen.

Udvikling og tilpasning af fordringshaversystem
På baggrund af analysen af udviklingsbehovet og snitfladebeskrivelserne tilpasser systemleverandørerne jeres system. ICI bidrager udelukkende med støtte i form af afklaringer af spørgsmål mv. vedrørende den nye inddrivelsesløsning og input fra forretningsonboardingen.

Der findes to slags spørgeskemaer, som I har fået tilsendt:

  1. I øjeblikket modtager I jævnligt et spørgeskema, der handler om de fordringstyper, I fremadrettet skal oversende til den nye inddrivelsesløsning. Der bliver ikke isoleret fordringer, når I svarer på det spørgeskema. Spørgeskemaet er en del af den orienteringsproces, I skal igennem for at blive klar til at oversende fordringer til den nye inddrivelsesløsning.

  2. I foråret 2017 modtog alle kommuner et spørgeskema, der skulle vurdere jeres fordringers retskraftighed. Jeres besvarelse af spørgsmålene dannede grundlag for opsætningen af det filter, der foretager en vurdering af, om jeres fordringer er retskraftige. Hovedparten af de fordringer, som ikke kom igennem filteret, fordi de ikke opfyldte filterets regelsæt, er blevet isolerede og derfor ikke inddrevet.

Der sker ikke noget med jeres fordringer, når EFI lukker. Fordringerne vil indtil videre blive i DMI og indgå i bl.a. modregning, hvis de er retskraftige og ikke har fejl i stamdata. Har fordringerne fx datafejl, vil de indgå i det oprydningsarbejde, der allerede er i gang, hvor der bl.a. bliver kigget på, om fordringernes stamdata lever op til de krav, de skal opfylde, for at de kan blive modtaget i den nye inddrivelsesløsning.

Det er en beslutning, I selv skal træffe. Hvis I oversender fordringer med fx fejl i stamdata, er der risiko for, at de ikke bliver inddrevet, da de vil indgå i den samlede masse af fordringer, der skal ryddes op i pga. datafejl.

Vælger I omvendt ikke at oversende fordringerne, har I ikke mulighed for at få modregnet.